Pasaman Barat, Mikanews.id, | Penataan kerja tim Hubungan Masyarakat (Humas) yang efektif, harus berfokus pada kejelasan peran, alur komunikasi yang cepat dan pembagian kerja berbasis tujuan. Tanpa struktur yang rapi, tim Humas rentan mengalami tumpang tindih pekerjaan atau lambat dalam merespons isu publik.
Penjelasan ini disampaikan Kepala Kantor Kementerian Agama Pasaman Barat, Thomas Febria, dihadapan Tim Kreatif, Humas dan Protokol Kantor Kementerian Agama Pasaman Barat di ruang kerjanya, Simpang Empat, Selasa (22/9) siang.
Dijelaskan Thomas Febria, berikut beberapa catatan untuk menata ulang kerja tim Humas Anda:
1. Pembagian Peran Utama (Restrukturisasi)
Bagi tim ke dalam sub-fungsi yang spesifik agar setiap anggota fokus pada keahliannya:
Hubungan Media (Media Relations): Berfokus menyusun rilis pers, menjaga hubungan dengan jurnalis, dan menjadwalkan wawancara.
Manajemen Konten dan Media Sosial Bertanggung jawab memproduksi konten kreatif (grafis, video, teks) dan mengelola akun resmi organisasi.
Pemantauan Isu & Krisis (Issue Monitoring): Bertugas memantau sentimen publik di media digital dan menyiapkan respons cepat jika terjadi krisis global/lokal.
Humas Internal (Internal PR): Mengelola komunikasi antar karyawan atau pemangku kepentingan di dalam organisasi agar visi tetap sejalan.
2. Pembuatan Alur Kerja (Workflow) yang Jelas
Gunakan sistem Standard Operating Procedure (SOP) sederhana untuk memotong birokrasi yang tidak perlu:
Persetujuan Konten (Approval Routing): Tentukan siapa yang menulis, siapa yang menyunting, dan siapa yang memegang hak final untuk menerbitkan pernyataan (misalnya: Kepala Humas atau Direktur).
Bagi praktisi protokol, jalur cepat (fast-track) jika ada berita negatif, sehingga tim tahu ke mana harus melapor dalam waktu kurang dari 15 menit.
3. Penggunaan Alat Bantu (Tools) Digital
Modernisasi kerja tim dengan menggunakan aplikasi kolaborasi:
Manajemen Proyek: Gunakan Trello, Asana, atau Notion untuk melihat status kampanye publik yang sedang berjalan.
Kalender Konten: Gunakan Google Calendar atau Spreadsheet bersama agar seluruh tim tahu apa yang akan dipublikasikan minggu ini.
Manfaatkan alat bantu seperti Google Alerts atau platform social listening untuk memantau penyebaran nama organisasi di internet, seperti media resmi lembaga. Di antaranya Facebook, Instagram, YouTube, TikTok, dan sebagainya.
4. Evaluasi Berbasis Data (KPI)
Ubah indikator keberhasilan dari “seberapa banyak pekerjaan yang dilakukan” menjadi “seberapa besar dampak yang dihasilkan”. Ukur performa tim menggunakan KPI seperti:
Sentimen Publik: Persentase berita positif vs negatif.
Tingkat Respons (Response Rate),
Beberapa catatan ini, tambah Thomas Febria, dihadapkan menjadi inspirasi, dan pemicu bagi tim kreatif humas dan protokol jajaran Kantor Kementerian Agama Pasaman Barat, dalam menjalankan karyanya ke depan. Jaga kekompakan, saling bersinergi, dan saling ingat mengingatkan antar sesama. Sukses atau tidak dan berkembang atau tidaknya aktivitas (kinerja) kehumasan di jajaran Kantor Kementerian Agama Pasaman Barat ke depan, ditentukan oleh tim itu sendiri. (gmz)
